סאני, סוכנת חכמה שמטפלת בפניות של מתנדבים חדשים

פרוייקט סאנשיין הוא אירגון בינלאומי, שפועל גם בישראל. פרוייקט סאנשיין פועל בבתי חולים ובקהילה, ומספק תכניות פעילות רגשית לילדים חולים ובני משפחותיהם. כיום פועל הפרויקט ב-4 מדינות, ומגיע למעלה מ- 150,000 משתתפים בשנה.
בעקבות עומס בפניות לצוות האירגון סאנשיין פנו אלינו ליצירת פתרון שיאפשר אוטומציה מלאה תוך מתן יחס אישי וחם לכל פונה.

איפיינו תהליך הקליטה ואיתרנו צמתי החלטה חשובים שיכולים להיות בעייתים כמו מידת המוכנות של מתנדבים להתחסן לטובת המשך התהליך והקליטה בבתי החולים. הבנת הדרישות של בתי החולים מהמתנדבים הייתה חשובה במיוחד להשתלבות שם גברים במערך המתנדבים, לבדיקת רקע שיכולה להיות נושא רגיש היה צורך לאפיין שאלות מדוייקות בצורה נעימ.

בתחילת ההתנדבות בפרוייקט סאנשיין יש לעבור תהליך מיון. על המועמדים להתאים במספר קריטריונים, לבחור אזור גאוגרפי מועדף ולמלא סט משתנה של טפסים.
זה תהליך חזרתי שכולל הסבר על האירגון, הבנת מידת ההתאמה והעדפות הפונים והתנעה של תהליך בירוקרטי מותאם מה שנהיה מאתגר במערך מצומצם כמו זה של פרוייקט סאנשיין.

איפיינו תהליך הקליטה ואיתרנו צמתי החלטה חשובים שיכולים להיות בעייתים כמו מידת המוכנות של מתנדבים להתחסן לטובת המשך התהליך והקליטה בבתי החולים. הבנת הדרישות של בתי החולים מהמתנדבים הייתה חשובה במיוחד להשתלבות שם גברים במערך המתנדבים, לבדיקת רקע שיכולה להיות נושא רגיש היה צורך לאפיין שאלות מדוייקות בצורה נעימ.

סאני מקיימת שיחת אינטייק עם מועמדים, מציגה את תנאי ההתנדבות, בודקת התאמה וממשיכה אוטומטית עם שליחת מסמכים רלוונטיים למועמדות מתאימות.
תהליך האינטק הפך יעיל יותר, ואפשר למנהלת הארגון בישראל להתמקד במשימות מורכבות כמו הכשרות וליווי.